KSeF miał uporządkować fakturowanie, ale w praktyce przynosi też kilka pułapek, na które firmy mogą wejść zupełnie nieświadomie. Jedna z nich dotyczy pozornie prostej rzeczy: wysłania klientowi faktury w PDF-ie.
Problem polega na tym, że faktura wystawiona w KSeF jest fakturą ustrukturyzowaną. To ona ma znaczenie podatkowe. PDF, który przedsiębiorca wysyła kontrahentowi, powinien być jedynie wizualizacją tej faktury, czyli czytelną wersją dokumentu wygenerowanego z systemu. I tu zaczynają się schody.
Jeżeli taki PDF zacznie różnić się od faktury znajdującej się w KSeF, fiskus może uznać, że nie jest to już tylko wizualizacja. W skrajnym przypadku może potraktować go jako osobną fakturę.
A to oznacza ryzyko zapłaty VAT drugi raz.
Kiedy PDF z faktury może stać się problemem?
Wątpliwości pojawiają się wtedy, gdy firma nie wysyła kontrahentowi standardowej wizualizacji faktury, tylko przygotowuje własny plik PDF. Na przykład taki, który przypomina dotychczasowy firmowy wzór faktury, zawiera inne nazwy pól, dodatkowe informacje albo pomija część danych widocznych w fakturze ustrukturyzowanej.
Dla przedsiębiorcy może to wyglądać niewinnie. Przecież klient dostaje ten sam dokument, tylko w bardziej czytelnej albo bardziej „firmowej” formie. Problem w tym, że administracja skarbowa patrzy na to inaczej.
Jeżeli plik PDF zawiera wszystkie istotne elementy faktury, pokazuje kwotę podatku, dane sprzedawcy, nabywcy i transakcji, a jednocześnie różni się od dokumentu wystawionego w KSeF, może zostać uznany za odrębny dokument. Wtedy pojawia się art. 108 ustawy o VAT.
Ten przepis jest dla firm bardzo niebezpieczny. Mówi w praktyce tyle: jeżeli ktoś wystawi fakturę z wykazaną kwotą VAT, musi ten VAT zapłacić. Nawet jeśli dokument został wystawiony przez pomyłkę albo miał być tylko poglądowy.
Stary wzór faktury może być pułapką
Wiele firm przez lata korzystało z własnych szablonów faktur. Były dopasowane do identyfikacji wizualnej, systemu obiegu dokumentów albo po prostu do przyzwyczajeń klientów. Po wejściu KSeF część przedsiębiorców może chcieć zachować ten schemat.
I tu właśnie pojawia się ryzyko.
Faktura w KSeF nie jest zwykłym PDF-em. To dokument zapisany w określonej strukturze. Wizualizacja ma tylko pokazywać dane z tej faktury w czytelnej formie. Nie powinna być osobnym dokumentem, nie powinna dodawać nowych informacji i nie powinna prezentować danych w sposób, który może budzić wątpliwości.
Nawet pozornie drobne zmiany mogą zostać źle odebrane. Przykładowo inne nazwy pól, dodatkowe opisy, inne kwoty do zapłaty wynikające z dodatkowych obciążeń albo odliczeń, czy różnice między PDF-em a tym, co nabywca widzi po pobraniu faktury z KSeF.
Dla księgowości lub klienta może to być tylko kwestia wyglądu. Dla urzędu skarbowego może to być sygnał, że w obiegu pojawił się drugi dokument.
Najbezpieczniej nic nie poprawiać
Najprostsze rozwiązanie jest też najbezpieczniejsze: nie przerabiać wizualizacji faktury.
Jeżeli firma chce wysłać klientowi PDF, najlepiej użyć pliku wygenerowanego bezpośrednio z KSeF albo z programu księgowego, który poprawnie odtwarza dane faktury ustrukturyzowanej. Bez własnych dopisków, bez zmian układu, bez „ulepszania” dokumentu pod stary szablon.
Można oczywiście sprawdzić, czy wszystko wygląda poprawnie. Ale im mniej ręcznej ingerencji, tym mniejsze ryzyko sporu z fiskusem.
W praktyce warto przyjąć prostą zasadę: PDF ma być kopią wizualną danych z KSeF, a nie alternatywną wersją faktury.
A jeśli firma musi wysłać własny podgląd?
Czasem firma może mieć wewnętrzne powody, żeby przygotować dodatkowy podgląd dokumentu. Na przykład dla działu zakupów kontrahenta, dla osoby nietechnicznej albo na potrzeby obiegu akceptacji.
Wtedy taki plik powinien być bardzo jasno oznaczony.
Dobrym rozwiązaniem jest dodanie widocznego napisu „Wizualizacja faktury” oraz informacji, że dokument ma charakter poglądowy i nie stanowi faktury w rozumieniu przepisów o VAT. Chodzi o to, żeby nikt nie miał wątpliwości, że właściwą fakturą jest dokument wystawiony w KSeF.
Taki dopisek nie daje stuprocentowej gwarancji w każdej sytuacji, ale znacząco zmniejsza ryzyko, że PDF zostanie potraktowany jako osobna faktura. Szczególnie jeśli dokument nie wprowadza nowych danych i nie różni się od wersji ustrukturyzowanej.
Firmy powinny uważać na daty i kolejność wysyłki
Osobnym problemem są terminy. Jeżeli kontrahent dostanie PDF wcześniej niż faktura zostanie skutecznie wystawiona w KSeF, może powstać chaos w dokumentach. Jeszcze gorzej, jeśli daty na wizualizacji i w systemie nie będą się zgadzać.
Takie rozbieżności mogą zwrócić uwagę organów podatkowych. Zwłaszcza że KSeF daje fiskusowi dużo większy wgląd w obieg faktur niż dotychczasowe rozwiązania.
Dlatego firmy powinny ustalić jasną procedurę: najpierw faktura w KSeF, potem ewentualna wysyłka wizualizacji do klienta. Nie odwrotnie.
Co powinna zrobić firma?
Najrozsądniej potraktować wizualizację faktury jako dokument techniczny, a nie miejsce na własną kreatywność. Wysyłany PDF powinien być zgodny z fakturą ustrukturyzowaną i nie powinien udawać samodzielnej faktury.
W praktyce warto wdrożyć kilka prostych zasad:
Nie modyfikować ręcznie wizualizacji faktury wygenerowanej z KSeF.
Nie dodawać do PDF-a danych, których nie ma w fakturze ustrukturyzowanej.
Nie stosować starego wzoru faktury, jeśli różni się od danych i układu wynikającego z KSeF.
Nie wysyłać PDF-a przed wystawieniem faktury w systemie.
Jeżeli dokument ma mieć tylko charakter poglądowy, wyraźnie to oznaczyć.
KSeF zmienia nie tylko sposób wystawiania faktur, ale też sposób myślenia o nich. Wcześniej PDF był często traktowany jako faktura. Teraz właściwą fakturą jest dokument w systemie, a PDF powinien być tylko jego obrazem.
I właśnie o tym firmy muszą pamiętać, bo drobna zmiana w pliku może kosztować znacznie więcej, niż się wydaje.
